Um dos maiores produtores portugueses de vinhos tomou a iniciativa de melhorar a eficácia e a eficiência do departamento de marketing e vendas.
O departamento conta com cerca de 40 pessoas e desempenha um papel fundamental nos resultados da empresa pois dele depende a gestão das muitas marcas que compõem o seu portefólio, assim como a gestão diária das vendas em todo o mundo.
O desafio inicial foi identificar quais os principais processos em que o departamento trabalha e, consequentemente, quais deles consomem mais recursos. Uma vez que o departamento trabalha em processos puramente transacionais, o conceito de processo não é óbvio, mesmo para as pessoas que diariamente lá trabalham.
Como tal, a primeira fase desta iniciativa consistiu em fazer um levantamento detalhado de todas as atividades que cada uma das pessoas realiza assim como o tempo que demora a realizá-las. Dado a amostra ser representativa, as várias tarefas foram ordenadas em sequência lógica, assim permitindo identificar cerca de 30 processos.
Na análise dos dados recolhidos, conclui-se que 6 dos processos consomem mais de 50% dos recursos do departamento.
O próximo passo será a melhoria de um desses processos principais, mapeando a situação inicial e em seguida simplificando o processo através da eliminação do desperdício.