Resolução de Problemas com 8D

Muito de nós já vivemos situações em que, ou não conseguimos resolver um problema, ou então colocamos em prática uma solução que achávamos ser eficaz, vindo a descobrir pouco depois que o problema estava de volta.

O método 8D (ou "Eight Disciplines") é uma abordagem estruturada e sistemática para resolução de problemas. É amplamente utilizado em vários setores, desde a indústria aos serviços. A técnica é conhecida pela sua eficácia na análise de problemas complexos e na implementação de soluções permanentes, evitando a recorrência das falhas. O 8D é particularmente importante no contexto de gestão de qualidade, devido à sua natureza sistemática e ao foco na prevenção de problemas futuros.

1. Introdução

Em qualquer organização, especialmente em ambientes industriais e de manufatura, problemas e falhas são quase inevitáveis. No entanto, a forma como esses problemas são tratados e resolvidos pode ter um grande impacto na eficiência e na qualidade dos processos e produtos. As organizações que utilizam os problemas como oportunidades para aprender mais sobre os seus processos e assim implementar melhorias de forma sistemática, ficam em melhor posição para enfrentar os desafios da competitividade.

2. O que é o Método 8D?

O 8D é uma metodologia estruturada composta por oito disciplinas (ou etapas) que procuram resolver problemas complexos de forma eficaz e garantir que a solução seja permanente. O principal objetivo dessa abordagem é entender a causa do problema, implementar ações corretivas e preventivas e evitar que o problema se repita. As oito disciplinas são:

D1: Definição da Equipa de Trabalho

D2: Descrição do Problema

D3: Contenção Imediata

D4: Identificação e Análise das Causas

D5: Definição de Ações Corretivas Permanentes

D6: Implementação das Ações Corretivas

D7: Prevenção da Recorrência

D8: Reconhecimento da Equipa

2.1. Origem do Método

O método 8D foi inicialmente desenvolvido pela Ford Motor Company nos anos 1980, como uma forma de melhorar a qualidade dos processos de fabrico e garantir a satisfação do cliente. Desde então, a metodologia foi sendo adotada por muitas empresas em diversos setores, incluindo o automóvel, eletrónica, tecnologia, serviços e saúde.

3. Detalhe das Oito Disciplinas

D1: Definição da Equipa de Trabalho

A primeira disciplina envolve a criação de uma equipa multidisciplinar com o objetivo de analisar e resolver o problema. A equipa deve ser composta por elementos com conhecimentos sobre o processo em causa, para que o problema possa ser abordado de diferentes perspetivas e para que cada um possa contribuir com ideias sobre as possíveis causas. Normalmente juntam-se pessoas de vários departamentos e de vários níveis hierárquicos. Um dos membros da equipa vai atuar como líder e este em particular deve conhecer bem o 8D, assim como as várias técnicas que nele são usadas, de forma a conduzir a equipa ao longo do processo. 

A equipa deve ser bem organizada e comprometida com o processo, sendo responsável por recolher informações, analisar dados, identificar causas e implementar soluções. Além disso, a equipa deve ter a autoridade para tomar decisões e implementar melhorias no processo.

D2: Descrição do Problema

A segunda disciplina é fundamental para garantir que todos os membros da equipa tenham uma compreensão clara do problema. Nesta fase, a equipa deve reunir todas as informações possíveis sobre o defeito ou falha, incluindo a natureza do problema, a sua ocorrência e os efeitos que causou. A descrição precisa do problema deve incluir detalhes como:

• Onde o problema ocorreu

• Quando ocorreu

• Como foi detetado

• Qual o impacto sobre a produção, qualidade ou segurança

• A severidade e a frequência do problema

Uma descrição clara e precisa do problema é essencial para direcionar os esforços da equipa de forma eficaz, evitando soluções apressadas ou imprecisas.

D3: Contenção Imediata

Na terceira disciplina, o foco está em tomar medidas temporárias ou de contenção para minimizar o efeito do problema no cliente enquanto a causa raiz está a ser investigada.

Por exemplo, se um defeito é encontrado num produto, a medida de contenção pode envolver a escolha a 100% das peças já produzidas e/ou a implementação de mecanismos de deteção adicional ao plano de controlo normal. Importa notar que estas medidas devem ser retiradas mais tarde, logo após a D6, quando a eficácia das ações corretivas está confirmada.

D4: Identificação e Análise das Causas

A quarta disciplina foca na análise detalhada das causas do problema e o seu objetivo é identificar a(s) causa(s) raiz na origem da falha ou defeito. Para fazer esta análise, a equipa pode usar uma ou mais das seguintes ferramentas:

• Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe): Usado para facilitar o exercício de brainstorming, classificando as possíveis causas segundo categorias pré-definidas.

• 5 Porquês: Técnica em que se pergunta sucessivamente “Porquê?” até se chegar a um ponto em que se encontra a causa raiz.

• Diagrama de Dispersão: Para validar, com dados, quais as causas mais prováveis.

Esta análise deve ser cuidada e baseada em factos e dados pois se a equipa não for capaz de encontrar a causa raiz, dificilmente vai conseguir, na etapa seguinte, encontrar uma solução eficaz.

D5: Definir Ações Corretivas Permanentes

Com a(s) causa(s) identificada(s), a etapa seguinte é desenvolver soluções, ou ações corretivas, que resolvam o problema de forma permanente. Essas ações devem ser específicas, viáveis e eficazes, e devem ser focadas na eliminação da causa raiz identificada na disciplina anterior.

As ações corretivas podem envolver mudanças no processo de produção, melhorias no desenho do produto, na formação das equipas, ou até mesmo alterações em fornecedores ou matérias-primas. O objetivo é eliminar a causa raiz ou, se tal não for viável, tornar o processo menos sensível a essa causa.

D6: Implementação das Ações Corretivas

A sexta disciplina trata da implementação das ações corretivas definidas na etapa anterior. A equipa deve planear cuidadosamente como essas ações serão colocadas em prática, determinando recursos, responsabilidades e calendário. Também é importante acompanhar a implementação para garantir que as ações são executadas corretamente e dentro do prazo estabelecido.

Ainda nesta etapa, é fundamental verificar a eficácia das ações corretivas. Tal pode ser feito após a implementação ou mesmo previamente, através de testes ou simulações. O objetivo é confirmar com dados que as ações realmente resolvem o problema sem gerar efeitos colaterais indesejados.

D7: Prevenção da Recorrência

A sétima disciplina é focada na prevenção da repetição da ocorrência deste problema e/ou problemas semelhantes no futuro. Tal necessidade pode levar à implementação de ações adicionais e algumas das técnicas tipicamente usadas nesta fase incluem:

• Dispositivos Anti Erro (Poka-Yoke): Dispositivos implementados no processo que impedem o erro humano ou impedem que o erro origine um problema.

• Controlo Estatístico do Processo (SPC): Técnica estatística que permite monitorizar a evolução de um indicador e assinala observações que são anormais permitindo assim que o responsável do processo tome medidas corretivas de imediato.

  
  

D8: Reconhecimento da Equipa

Finalmente, a oitava disciplina envolve o reconhecimento dos esforços da equipa de resolução do problema. Tal reconhecimento, infelizmente não muito comum na cultura portuguesa, promove a motivação dos membros da equipa além de contribuir para o reforço da cultura de melhoria contínua dentro da organização. O reconhecimento pode ser feito de várias formas, desde um simples agradecimento até à atribuição de um prémio, ou reconhecimento público dentro da empresa.

4. Benefícios do Método 8D

A aplicação do método 8D traz diversos benefícios para as organizações, entre os quais se destacam:

1. Resolução Sistemática de Problemas: Ao seguir um processo estruturado, o 8D ajuda a evitar soluções superficiais que não tratam as causas raiz dos problemas.

2. Prevenção de Recorrência: O foco não está apenas em corrigir o problema, mas em garantir que ele não se repita no futuro, por meio de ações preventivas e mudanças estruturais.

3. Melhoria Contínua: O método 8D contribui para a cultura de melhoria contínua, estimulando equipas a melhorar processos, aumentar a qualidade e reduzir desperdícios.

4. Aumento da Satisfação do Cliente: A resolução eficaz de problemas e a prevenção de falhas contribuem para a entrega de produtos e serviços de maior qualidade, aumentando a confiança e a satisfação dos clientes.

5. Aumento da Eficiência Operacional: Ao identificar e corrigir sistematicamente as causas dos problemas, as organizações podem otimizar os seus processos, reduzir as falhas e aumentar a eficiência.

   
   

5. Conclusão

O método 8D é uma ferramenta poderosa para a resolução de problemas complexos, para os quais se desconhece a causa. A sua abordagem estruturada permite uma análise cuidada das causas das falhas, garantindo que as soluções implementadas são duradouras e eficazes. Ao aplicar as disciplinas do 8D, as empresas vão resolver os problemas de forma mais eficiente, mas também alimentar uma cultura de melhoria contínua, com foco na qualidade, na satisfação do cliente e na eficiência operacional.

Embora a implementação do 8D exija tempo e comprometimento das equipas, os benefícios a longo prazo fazem desta metodologia uma prática essencial para qualquer organização que deseje alcançar níveis superiores de excelência na gestão da qualidade.